Las hojas de cálculo de Google son una herramienta genial tanto para cuestiones profesionales como personales. Conocer sus pequeños trucos nos permite ahorrar tiempo y nos facilita el trabajo. Hoy quiero compartir con vosotros algunos de los más útiles.

Nueva hoja de cálculo: Teclea sheets.new en el buscador.

Plantillas: En lugar de empezar una hoja de cálculo desde cero, selecciona una plantilla yendo a Archivo / Nuevo / Desde una plantilla.

Notificaciones por email: Activa notificaciones a tu correo electrónico en Herramientas / Reglas de Notificación.

Formato condicional: Si quieres dar un aspecto a las celdas en función de los parámetros seleccionados, hazlo desde Formato / Formato condicional. Esta es una opción muy útil para crear mapas de calor o escalas de colores.

Seleccionar de una lista: Utiliza la función =CHOOSE para seleccionar un elemento concreto de una serie basada en celdas o nombres que puedes escribir entre comillas.

Número al azar: La función =RANDBETWEEN genera un número al azar del intervalo que indiques, por ejemplo (1,10).

Seleccionar un elemento al azar: Combinando las dos funciones anteriores, podemos seleccionar un elemento al azar de una lista. Por ejemplo: =choose(randbetween(1,4), “Madrid”, “Barcelona”, “Alicante”, “Granada”).

Web scraping: Con =IMPORTHTML puedes realizar una acción de web scraping para importar tablas o listas directamente desde una página web.

Fórmulas extensas: Si trabajas con fórmulas muy extensas amplia el cuadro de fórmulas igual que lo harías con una celda. Además, separa las partes de la fórmula con Ctrl + Enter.

Anotaciones dentro de fórmulas: Añade al final de tu fórmula la función +N(“”) y escribe sin miedo la anotación dentro de las comillas. Dado que N no interpreta el texto, devolverá el valor 0, y sumar 0 a tu fórmula no la modificará.

Insertar imagen: Utiliza el comando =IMAGE y pega la URL de la imagen entre comillas dentro del paréntesis.

Esconder la barra de herramientas: Ver / Pantalla completa.

Usar distintas monedas: Para utilizar monedas de distintos países accede a 123 en la barra de herramientas / Más formatos / Otras monedas.

Importar celdas: El comando =IMPORTRANGE te permite importar un rango de celdas específico de otra hoja de cálculo.

Proteger: En Datos / Hojas e intervalos protegidos puedes bloquear hojas o celdas para evitar cambios.

Complementos: Desde la barra de herramientas, añade complementos extra con funcionalidades más específicas como la creación de mapas o gráficos dinámicos.

Filtrar: La función de filtro es una de las más útiles, permitiendo crear distintos filtros para nuestros datos. Accede a través del icono del embudo en la barra de herramientas.

Explorar: Permite ver formatos de gráficos sugeridos para los datos seleccionados, además de un rápido análisis exploratorio. El acceso más sencillo es a través del icono con la estrella de la esquina inferior derecha.

Traducciones automáticas: Traduce el texto de una celda con la función =GOOGLETRANSLATE indicando texto, idioma de origen e idioma al cual traducir.

Copiar formato: Copia el formato de una serie de celdas y aplícalo a otras. Simplemente selecciona el rango de celdas cuyo formato quieres copiar, clica en el icono del rodillo de pintura (junto al de imprimir) y selecciona dónde aplicarlo.

Información financiera: Con el comando =GOOGLEFINANCE puedes obtener rápidamente datos de valoración bursátil y otros mercados financieros.

Valores únicos: La función =UNIQUE selecciona de forma automática los valores únicos del rango de celdas seleccionado, descartando los duplicados.

Verificar dirección de email: Confirma que los elementos de tus celdas son emails bien escritos con =ISEMAIL.

Verificar dirección URL: Igual que la opción anterior, en este caso la función es =ISURL.

Contabilizar valores según requisito: La función =COUNTIF te permite contar rápidamente cuántos valores de un rango de celdas cumplen con un criterio determinado. Por ejemplo, cuántos valores son >150.

Macros: Al igual que en Excel, puedes grabar macros para realizar varias acciones a través de un solo comando. Desde Herramientas / Macros / Grabar Macro.

Máximos, mínimos y media: Observa un resumen de los datos numéricos seleccionados haciendo clic en el desplegable “Suma” de la esquina inferior derecha.

Acceso rápido a la fórmula: Pulsando la tecla F2 aparece directamente la fórmula de la celda seleccionada.

Localización de elementos de una fórmula: Con F2 podemos también localizar fácilmente los elementos de una fórmula. Clicando sobre ellos aparecerán destacados en color.

Buscar y sustituir: La forma más fácil es mediante Ctrl + H.

Ir al principio o al final de una fórmula: Usa las flechas del teclado ↑ y ↓.

Ver el menú de atajos del teclado: Ctrl + /

Formato rápido: Si quieres formatear rápidamente una celda, usa esta serie de atajos para formatos rápidos:

• Ctrl + Shift + 1: Decimales.
• Ctrl + Shift + 2: Hora.
• Ctrl + Shift + 3: Fecha.
• Ctrl + Shift + 4: Moneda.
• Ctrl + Shift + 5: Porcentaje.
• Ctrl + Shift + 6: Exponente.

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